Google Drive rechten

Google Drive rechten: alles over toegang en delen van bestanden in Google Drive

Bij SocioMerce delen we veel bestanden met onze opdrachtgevers. Hiervoor gebruiken we Google Drive. Google Drive is een prima manier om veilig bestanden te delen en centraal te beheren. Op deze manier kunnen meerdere mensen uit verschillende organisaties optimaal samenwerken.

Er zitten ook enkele nadelen aan, en dat is met name het geval wanneer (externe) gebruikers niet met Google Workspace (het voormalige G-suite) werken of geen Google account aan het e-mail hebben gekoppeld.

Als dit niet het geval is, dan heeft Google Drive beperkte functionaliteit. Als je dan op de ‘normale’ manier bestanden deelt dan kan de externe ontvanger een bestand bijvoorbeeld niet bewerken. Dat is knap lastig als je goed wil samenwerken. Daarom geven we in dit artikel een aantal tips.

Google Drive rechten tip 1: Voeg een alternatief e-mailadres (met Google account) toe 

Iedereen met beheerders-rechten in Google Drive kan anderen toegang geven. Je kunt dus eenvoudig een alternatief e-mailadres toevoegen, waar wel een Google account aan gekoppeld is. Aan een Gmailadres zit eigenlijk sowieso een Google account gekoppeld, dus dat is de handigste oplossing.
De externe gebruiker moet er dan wel voor zorgen dat hij of zij met het juiste Google account toegang vraagt tot het bestand. Switchen tussen Google accounts is eenvoudig. Je klikt op het icoon rechtsboven, naast de knop ‘Delen’ (zie screenshot hieronder).
Dus als een gebruiker aangeeft ondanks het alternatieve e-mailadres toch niet in een bestand te kunnen, dan is dit vaak de oorzaak (en oplossing).
Switchen van Google Account
Switchen van Google Account doe je rechtsboven.

Google Drive rechten tip 2: voeg een Google account toe aan het e-mailadres

Aan ieder e-mailadres kun je een Google account koppelen, dus ook aan je bedrijfs-e-mailadres. Hoe je dit doet? Bijvoorbeeld via de link hieronder. Let wel op als je dit gaat doen, want Google zal er alles aan doen om je ook een Gmailadres aan te laten maken. Kies daarom voor de optie “Mijn huidige e-mailadres gebruiken” (zie screenshot). Hier kun je dan je zakelijke adres invoeren, en dan is het zo geregeld.
Google account koppelen aan e-mailadres
Google account koppelen aan e-mailadres

Google Drive rechten tip 3: delen openzetten voor iedereen

Als je eenmalig een document deelt met veel mensen en je wil dat iedereen toegang krijgt, dan kun je er ook voor kiezen om bij het delen de optie aan te zetten dat iedereen met de link het document mag bewerken. Het zal je niet verbazen dat dit nogal wat beveiligingsrisico’s met zich meebrengt, dus doe dit alleen in uitzonderlijke gevallen met documenten die geen gevoelige informatie bevatten.
Google document delen via link
Google document delen via link. Klik op 'Wijzigen" om iedereen met een link rechten te geven om te delen.

Als je op ‘Wijzigen’ hebt geklikt, dan kun je vervolgens instellen dat iedereen met een link het document mag bewerken. Let dus wel goed op met welke documenten je dit doet en met wie je de link deelt. 

We hopen dat deze tips nuttig voor je zijn. Veel succes met het geven van toegang en het delen van bestanden met Google Drive.

Share on linkedin
LinkedIn
Share on whatsapp
WhatsApp
Share on twitter
Twitter
Share on facebook
Facebook